学会开会世界500企业的内部会议指导原则

2021-03-07 21:16:00 107
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许多情况下,因为白天有各种会议,我们需要早早到办公室进行准备,或者很晚还在办公室加班,完成白天因为会议而没有完成的工作。

会议时间安排不合理,会议效率低下,或者被无名卷入一场跟自己相关度不高的会议中,只是等着信息被更新,白白浪费有效的工作时间,而让我们不知所措。

会议往往会形成一种内耗,从而影响员工工作与生活的平衡,组织的创新水平,甚至人力资源的稳定性等都与会议安排是否合理有很大的关系。在会议上的每一分钟我们都应该正确对待,这与我们的学习和工作效率,以及注意力的水平高低息息相关,所以会议的结构是否合理清晰,会议的流程安排是否顺畅非常重要的。

如何在公司建立新的会议文化,需要系统性的改变,而不是断断续续对小问题的修复,在新的公司会议文化中,我们所有人都可以体验到高效率的会议,同时为员工们建设好工作与生活的平衡。

作为开始,我们应该认识到,开会的目的是为了获得某项决议,或者跟与会者达成某种共识,或者共同完成一件事。如果只是更新某件事或者某个项目地进展,那以电子邮件的方式告知就可以。

排他性,是会议安排需要考虑的一个重要因素,正如我们很多人已经经历过的,参会的人数越少,达成会议目标的速度越快。所以尽量邀请那些直接参与项目或者计划的员工,人数尽量不超过10人,任何其他需要更新信息的同事都可以电子邮件方式告知,如果是信息共享的会议而不是决策会议,那么参与会议的人数是可以不受限的。

回到根本,基础准则:

工作与生活的平衡

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  • 根据每个公司的工作时间进行安排,尽量不占用午餐和午休的时间,这是保持工作与生活平衡的重要第一步。

  • 会议前与每位与会人员确认可用时间后再安排会议,而不是粗暴地将其拉入一场会议中,这是保证会议效率的第一步。

  • 在会议前和会议中途,安排各15分钟的休息时间。在中途休息时,我们建议花十分钟用于回复电话邮件和卫生间,以及五分钟的时间,到室外走一走,呼吸一下新鲜空气。

  • 建议在每周最后一个工作日下午不要安排会议。各个公司的情况不同,具体哪一天可按照各个公司的实际情况决定。

 效率为先

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每次会议都只应该有一个主题,不讨论其他无关主题。

主持人很关键,每次会议都应该有一个高情商的会议主持人,这个人可以不用是会议的组织者。作为会议的主持人,必须要让每一位参与会议的人都有机会去表达自己的想法。

在每次会议之前必须回答的几个问题:

  • 此次会议是否有必要?

  • 此次会议是否可以用电子邮件的方式处理?

  • 会议的目的是什么?

  • 每一位与会者的角色是什么?他们都与会议主题相关吗?

  • 在会议结束的时候,我们需要得到什么?

  • 如何能使这次会议对所有与会者都有用?

  • 在会议开始之前,我应该/可以提供什么信息?

好,现在可以开始你的会议! 

超短会议的魔法

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超级短,但是超有效率。核心是以互动和以目标为导向的会议。

  • 总时长不超过1小时,随着会议时间延长,我们所需要的精力和注意力都需要增强,太长时间的会议会让与会者疲倦且会议效率变得很低,所以尽量把会议时间控制在25分或者是50分钟以内。

  • 会议重点,会议的目的不是为了做现状报告,而应该花更多的时间,去收集与会者反馈和想法,从而达成共识。而不是浪费时间在演示现有的状况上。

  • 安排一位会议记录员,在每次会议开始的时候,都应该有一个会议,记录员被指派做会议纪要。在每次会议结束后,及时发送会议概要,也可以在云端上传会议纪要,供所有与会人员共享并随时查阅。

  • 跟踪持续,会议继续进行时,这位会议记录员将跟踪会议的下一步骤。

  • 阅读,作为每一位会议参与者,需要及时回顾会议笔记,对有异议的部分进行及时反馈。

对于组织国际联网会议需要注意的几点:

  • 清晰的了解各位与会人员所在地区的时区,在安排会议时使用word clock meeting planner,根据每个与会者的当地时间进行安排。

  • 提前分享会议文档。这样各位与会者就有时间进行翻译,提前的熟知会议内容,同时也有时间对会议中可能出现的问题提前进行准备,提高会议效率。

  • 提前检查网络连接,音频,视频等设备,减少会议中不必要的时间浪费,这些都是不可预测的问题。

  • 设计一种参与方式,让每一位与会人员都顺畅地参加会议,且都能有所贡献。

设计一个让所有与会者都能深度参与会议的方式。作为会议的组织者,我们需要考虑不同地域文化以及语言的差异,将这些差异也融合到会议设计中来,让所有与会者能够在会议中积极发言并反映意见。

组织一次和c level管理层的会议

你可能很紧张,可能很兴奋,来不及要和最高管理层会面,在他们面前施展身手。但是一定要记住,他们都是大忙人,他们的日程非常紧。

会议组织者必须向所有与会人员发送电子邮件通知,理想的情况是,提前两周发送会议邀请。

阐明会议目的和会议安排。请确保我们的电子邮件中附上会议流程安排,会议流程必须符合逻辑且简明清晰,且每一环都应该与你的会议目的紧密相关。

我们会议内容分成对应的四个大块,分别是:

第一部分 信息共享

第二部分 讨论和问题

第三部分 讨论总结

第四部分 决定和结论

在会议前,事先准备好你想在会议中讨论的内容,并通知与会者也要做相应的准备。

部门会议的一些小建议:

  • 在会议前提前定义好角色和职责。

  • 如果PPT不可少,那么把它限制在十张PPT以内,这样可以确保团队有充分的时间表达和讨论各自的想法。

  • 管理好我们的时间--准时开始,准时结束。

  • 在会议期间进行充分讨论,彼此包容和互动。

  • 鼓励团队进行充分表达,即便是很小的意见。

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