后疫时代办公室是干什么的?

2021-02-27 17:22:27

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我们总是希望对未来的结果有所预期,就像现在所有人都想知道后疫情时代的办公室是什么样子一样。疫情对办公场所的改变是永久性的吗?

近日,世界卫生组织欧洲区域办事处主任汉斯·克鲁格(Hans Kluge)预测说,新冠疫情或将于2022年年初结束,这个预测给了全世界一个希望。

我们总是希望对未来的结果有所预期,就像现在所有人都想知道后疫情时代的办公室是什么样子一样。疫情对办公场所的改变是永久性的吗?

美国自由职业平台Upwork 的一项调查显示,到2021年,美国将有27%的劳动力离开大城市。大约有2000万工人已经或者正在计划搬离大城市。写字楼空置率持续上升,在过去一年里,多家美国房地产公司股票市值损失超过三分之一。企业管理者和员工都在为不确定的未来工作方式苦苦思索,他们想知道疫情之后,办公室会是怎样的?以及如何在看似即将长期转向远程工作与实体工作场所的优势之间取得平衡。

一年前的疫情,让众多企业一夜之间转变为100%的虚拟团队,以硅谷为代表的科技创新企业纷纷提出永久性在家办公的政策,进一步促成人类办公发展历史上一次重大的集体性办公方式转变。

伴随疫情的持续,在家办公时间也在无限延长,关于未来办公方式的研究以及观点曾出不穷。从工作效率上来说,在家办公已经被众多研究发现和个人经验证明是有效的,甚至会比疫情前的工作效率有大幅提高。团队通过使用Zoom、team等在线工具保持效率,尽管个人会觉得自己的工作时间有所增加,但是得益于更少的通勤时间,人们对自己的工作时间有了更多的控制。既然远程办公被证明是有效的,那么为什么员工还需要如此昂贵的办公场所呢?

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办公室是干什么的?

此次疫情给所有企业提供了一个前所未有的机会来重新思考办公场所的重要性,更是把办公空间发展趋势,抽象成一个存在主义的问题:办公室是干什么的?

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很多人有所不知,今天被我们视为传统的屏风隔间系统,曾是从60年代Herman Miller研究主管罗伯特·普罗斯特(Robert Propst)倡导的办公室灵活性和流动性的乌托邦式概念演变而来。

普罗普斯特认为办公室工作与工厂工作有着根本的不同。尼克尔·萨瓦尔(Nikil Saval)在2014年出版的《隔间-办公场所的历史》(the Cubed: A Secret History of the Workplace)一书中写道,“普罗普斯特是第一个认为办公室工作是脑力劳动的设计师之一,他认为脑力劳动的产出效益与人体所处的物理环境有关。”特别是知识工作者(彼得•德鲁克在1959年创造了这个词),将受益于他所说的“以思维为导向的生活空间”普罗普斯特试图将一种更具活力的工作理念融入到铰链式隔断和站立式桌子的设计中。

普罗普斯特称之为“行动办公室“,于1964年首次亮相。但到了八十年代中期,它已经演变成了一种毫无生气的办公隔间,普罗普斯特因此受到了指。这到底发生了什么?

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普罗普斯特以行动为导向的设计可能提高了生产力和协作能力,或许也没有,但它们确实提升了公司的底线,使办公室管理者无需搬到更大的空间就可以增加更多的员工

随着密度的增加,办公室得设计原则演变成为尽可能不断缩小每个格子间,以容纳更多的人。在普罗普斯特去世的两年前,也就是2000年,他告诉一位采访者,“这种做法的负面是,并非所有的组织都是聪明和进步的。很多地方是由粗鲁的人管理的,他们可以拿着同样的设备,制造地狱。他们制造小隔间,然后把人塞进去,如同贫瘠拥挤的老鼠洞。”

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到了80年代末,办公室管理者开始要求设计师们促进这种新的、以团队为导向的工作方式。这一切都变成了关于。"我们如何照顾在公司里创造产品的人?" 他们需要被激励,需要被启发,企业需要给他们提供足够的工作空间。免费的食物和其他设施让工程师们一直在办公室里编码到深夜。他们的工作时间很长,并且倾向于在晚间工作。

90年代的互联网热潮,在一定程度上是由具有创业精神的工程师引领的,在将基于团队的方法论推广到其他形式的知识工作中发挥了作用。最为典型的企业就是Google,创造一款成功的数字产品时通常涉及到工程师、营销人员和产品经理的跨学科团队。随着软件成为科技行业乃至整个经济增长的引擎,以前的分工方式与壁垒不断瓦解。如今,在办公场所中配备了很多游戏室、游泳池和乒乓球台;餐厅里有精致的咖啡吧和啤酒龙头。工作场所有洗衣服务、小憩室和健身房,进一步激励员工不要离开办公室。

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到90年代后期,一些科技行业以外的企业试图通过开放式设计培育类似的跨部门创新。其中一家叫 Chiat Day的广告公司联合创始人杰伊•吉亚特(Jay Chiat)聘请弗兰克•盖里(Frank Gehry)在洛杉矶威尼斯建造公司的双筒望远镜大楼后,取消了私人办公室、小隔间和独立办公桌,使得在办公室的任何地方都可以工作。Chiat Day 的工作场所就像普罗普斯特的行动办公室的加强版。

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Jay Chiat的理想最终还是破灭,他认为办公室政治毁掉了办公室。如果以今天的移动技术和宽带速度,这个计划可能行得通,Jay Chiat在2002年去世,这一创举超前了他的时代20年。《连线》杂志在1999年的事后分析中指出,威尼斯的办公室已经被“琐碎的地盘之争、幼儿园式的托词、无休止的抱怨、管理层欺凌、员工起义、内部混乱和生产率下降所淹没。”最糟糕的是,连个该死的座位都没有。”

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Chiat看来,办公室已经成为了地盘争夺的战场,而不是办公的地方。改变办公室,意味着将力量集中在伟大的事情上,而不是纠缠在公司政治之中,人们来到办公室工作,是因为这里有资源。

设计师们通过加入“ABW:以活动为基础的工作”的元素来解决人们对噪音和分心的抱怨。这个术语是荷兰设计顾问埃里克·费尔德霍恩(Erik Veldhoen)在1994年创造。布局的特点是混合开放区域兼顾个人与团队,旨在促进偶遇、协作以及专注的工作。基于活动的设计也帮助引入了“办公桌轮用”(未分配的先到先得座位)和“预订”(可预订的办公桌)。

近年来,基于活动的办公场所设计已经成为许多公司品牌推广和招聘的有力工具,敏捷办公也在逐渐成为新的办公方式话题。这些办公方式的转变都在特定的时代背景下发挥着它的价值与意义。

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在过去的30多年里,一系列悄无声息的设计变革,改变了办公室的使用方式。消除了以前的阶级墙与隔间,让办公室从个人封闭为基础转入以团队协作为基础的开放式布局中。与此同时,随着电子邮件、线上协同软件,视频会议、聊天工具等数字技术与数字工具的运用,似乎让员工是否需要在办公室工作变得不那么重要。

在疫情之前实体的工作空间和虚拟工作空间已经发生冲突。伴随数字能力与数字资源的具备,让许多人可以在家办公。今天我们走进办公室,我们可以看到绝大部分的人都只需要待在电脑前就能够完成一天的工作。尽管这些数字工具出现时声称是为了更好地改善交流来增强物理工作空间。但研究发现,数字技术的使用,可能会通过减少面对面的接触,从而破坏办公室交流协作的文化。而这正是开放式办公布局,宣称要促进的。

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