办公空间规划终极指南!

2021-01-30 21:44:21

在行政人的工作内容中,办公空间规划已经变得越来越重要。既要满足员工的多样性需求,还需要配合企业的发展速度。


成本节约、人性化建设等方面都与办公空间规划息息相关。或许解决了这一问题,行政的整体工作也会顺畅许多



01
怎么进行需求的规划与预测



当行政需要决定是否在同一办公楼中继续现有租约、是否需要减少租赁面积、抑或是迁入新址等问题时,需求规划都能确保你能做出最明智的决策。


1

需求规划有哪些指标?

  • 供应规模:办公空间可容纳工位总数或员工人数。

  • 需求规模:员工人数或总体人员所需工位数。

  • 需求预测:定期或临时收集在规定期限内的员工人数的过程。

  • 需求规划:通过预测、趋势和分析来得出企业预期需求,同时对比办公空间与员工的供需平衡,了解办公空间是否存在供应不足或过剩。


2

需求规划预测有哪些方面?


非正式员工需求预测
在收集需求预测数据的调研参与者中,85%的企业会预测外包业务员工、临时工和实习生等非正式员工的需求。

涵盖时间长、范围多元化
在所有受访企业中,有57%的受访企业会收集需求预测数据,而这些企业几乎涵盖了各个行业。需求预测涵盖时长3年以上的占比最高,为52%,时长2年的占比21%。


协调其他部门
实现高质量的需求预测规划需要公司领导层、人力资源、财务和行政团队的支持和协调,将营收预期与现有不动产存量相匹配,以尽可能缩小办公空间的供需差距,为业务发展提供直接支持。
MOBLI办公家具


除了以上的内容,你还需要有准确的数据支撑,诸如空间使用基准数据、空间利用率等等,才能做出合适的需求规划。



02
空间使用基准数据和指标是什么?



详细的空间使用指标有助于我们了解办公空间使用情况及办公资产的运营绩效。也有助于提高企业财务收益——应用空间使用指标的企业实现成本节约或成本规避的可能性也要高两倍。


有了合适的指标作参考,行政可以为目前的办公场所制定明确的办公空间使用准则。


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空间空置与空置率


空置是尚未分配人员的工位和私人办公室,而空置率是空置数值与空间容量的比值百分数。


根据仲量联行2019年的《办公室使用基准指南》显示,全球范围内有58%的调研参与者表示,其办公空间的平均空置率为空间容量的10-29%。而亚太地区空置率低于10%的企业占比则高达38%。

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∆ 全球各地区办公空间平均空置率图


2

空间密度与工位平均租赁面积


这是两个最受关注的指标。空间密度是用可租赁面积(平方米,RSM)除以人员数或空间容量,以确定每人或每工位平均租赁面积,以此衡量办公空间使用效率。


不同地区有不同的空间密度衡量方式。亚太区参与者更倾向于同时采用人均办公空间租赁面积和单位工位租赁面积来衡量办公空间密度,而非采用单个指标。


在调研参与者中,有52%表示其人均办公空间租赁面积为12-15平方米,而若以每工位空间租赁面积来计算,这一比例则高达72%。

MOBLI办公家具① 人均办公空间租赁面积比重图
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    ② 每工位办公空间租赁面积比重图




根据2019年的办公空间总体数据分析,我们得到这样一个趋势:人们越来越青睐于开放式办公环境。

有43%的调研参与者表示,目前其办公室内封闭式办公空间所占比例只有不到5%。而仲量联行Utilization IQ平台的一项检测数据显示:现代企业大部分办公桌日均使用率峰值为47%。使用办公桌最多的时段为上午9-10点,其次是下班前5点左右。


03
如何调研空间利用率?



调查衡量办公空间利用情况是企业优化员工体验的一个重要环节。针对发现的问题采取相应的解决措施,可以提高员工的工作热情和工作效率,同时大幅降低成本


1

衡量指标及其定义


  •  空间利用:办公空间的使用时长。办公空间策略规划顾问可使用各种技术手段和基础方法对可分配(工位/办公室)和共享(公共区域和会议室)办公空间进行评估。

  • 空间利用率:各个空间(含办公室/行政空间和技术空间)使用时长所占百分比。


调查表明,欧洲、中东和非洲地区的企业对空间利用情况最为关注只有33%的企业办公空间利用率达到了70%。
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∆ 参与调查企业的空间利用情况比重图


2空间利用数据的收集方法


目测法:每天数次到办公场所观察人员进出、离开及其他相关情况。


刷卡和可穿戴设备:利用员工卡刷卡数据、下载到手机的应用程序或个人互动追踪器等,对办公空间使用情况进行追踪。


互联网:通过网络活动(包括有线和无线网)和状态监视器(如即时通讯)追踪办公空间使用情况。

传感器:采用科技设备来收集办公空间使用数据,如热量传感器、桌面传感器、座椅传感器和运动传感器等。


在这些方法中,目测法使用度是最高的,为65%;其次是刷卡设备,占比56%。


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∆ 不同数据追踪方法概况


随着科技的进步,现在更多的人愿意采用技术设备与人工结合的方法。这也使得检测效率大大提升,以前需要持续检测,现在只要1-2周即可完成。


3

如何确定检测工具和策略


制定一个合适的办公空间使用策略会给公司及行政人本身带来巨大裨益。但当前监测手段五花八门,怎么选择合适的是个挑战。在选定解决方案之前,有以下四个注意事项


  • 明确收集办公空间使用数据的原因、收集数据的方式、以及可承受的成本范围

  • 确定与实际需求最匹配的办公空间使用水平监测手段

  • 根据你的特定需求确定方案实施的范围

  • 评估所需工具的复杂程度



04
灵活办公位怎么设置和管理?



协作式灵活工位办公作为未来办公的发展趋势日趋明显。制定综合全面的灵活工位办公策略能鼓励员工选择在其工作效率最高的场所进行办公,即可避免空间浪费、使空间能够适应人员未来增长,还能降低房地产整体成本。


就行业角度来看,一般而言消费品、生命科学和科技等行业设置灵活工位的比例更高。


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∆ 部分行业设置灵活工位比例示意图


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灵活办公位怎么设置


确定移动性目标
工位数与人数的比例常常用来衡量灵活工位办公模式的推行效果。一般用单位空间内员工人数或用作灵活工位办公空间的平方米计算。例如,移动性目标可以是2:1(1单位办公空间内容纳2名员工)或人均7平方米。


设置邻近办公区
各部门、组织、任务小组或团队的指定工作区域。邻近办公区也可包括一些特定设施设备和功能性空间,如会议室、电话间、会议区和储物区等。


建立开放式协作办公空间
未用墙体隔墙或封闭的会议空间,员工可在这类开放式办公环境中合作交流。开放式协作办公空间包括各类家具配置,如软座(沙发和软椅)、会议桌和高桌等。


2

灵活办公位适合哪些人


工作职能和办公空间使用情况是划分标准。
通常情况下,一周有三天以上不在办公楼或在家工作的员工都比较适合设置灵活工位。



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∆ 亚太地区不同职能灵活工位设置占比图


3

灵活办公空间怎么管理


定位员工
采用灵活工位办公模式的企业中,有80%通过综合工作场所管理系统(IWMS)或计算机辅助设备管理系统(CAFM)来定位灵活工位办公人员的位置。如定位到邻近办公空间、定位到储物空间等。

制定在家办公政策
36%的灵活工位办公模式都涉及“在家办公”(WAH)的相关政策。JLL的2019全球调查数据显示,北美和亚太地区,设置了灵活办公位的公司中有近一半完善了WAH政策。


制定办公空间管理使用规则
按空间普遍用途进行分类,如办公空间、辅助支持空间、会议空间和用餐空间等分类。然后在这些分类下进行二级分类,如长条型工位、标准型工位、视频会议室、团队活动室和茶水间等。



05
怎么节约、规避成本?



行政团队在合理化的系统中发现并细化实现成本节约的可能性,可以提高决策效率。


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有哪些衡量指标?



  • 成本节约(CS):降低或消除目前的不动产管理相关费用,包括租约到期的场地处置、提前终止租约,场地整合、场地面积缩减和转租等产生的成本。

  • 成本规避(CA):指避免新增成本或产生计划外开支。具体措施包括:非必要时不增设新的办公场地、非必要时不扩增现有办公场所面积和允许员工在家工作。


2

实现成本节约有哪些方法?


提高办公空间数据的准确性
即通过图纸和数据来衡量建筑环境和使用环境的精确程度。以图纸形式的衡量方式主要通过平面布置图来体现,而数据形式的衡量方式通常以空间功能、设施管理类型、空间占用率和空间使用成本中心等方式体现。

分配办公空间,分摊费用
根据分配给每个业务部门的面积对其所占用的空间按年度收取费用。而会议室、开放空间和公共空间则按比例收费


计算人均成本
人均成本包括人均不动产成本(租金和税费,服务费、设备设施费、修理维护费、清洁费和安保费)、空间使用成本、人均耗能和人均用水量。


运用技术手段整合数据节约成本
调研显示,关于技术手段,全球各地区有94%以上的企业会采用CAFM/IWMS系统工具。其中91%的公司会把数据上传,可能包括:员工姓名、员工编号、汇报对象、组织结构、邮箱和所在楼宇及所在区域等信息。

提高人性化建设
调查显示,对员工而言,前十大最重要的人性化体验要素包括了企业领导层决策力、财务健康水平、员工认可和奖励等战略性问题,以及空气质量、噪音和温度等影响个人舒适度的因素。

这里有一个关于人性化建设的案例:


案例背景
某商业地产团队自2014年开始对空间人性化体验情况进行评估,每年向40个国家的28000多家受访企业发送调查问卷。此外,该团队每年对同一栋建筑物进行追踪调查,结合全球办公场所的改造计划的实施和该空间效率的提升来分析不同时期的变化。
四年后的成果
1、尝试创新型办公场所概念,提高了员工参与度,推动创业精神和协作精神的培养;
2、调整每人(每工位)面积指标,提高了员工效率;
3、调查结果用于确定空间优化的步骤,并为资本分配提供案例支持。


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