办公室数据类型和持续收集数据的重要性

2018-12-08 14:00:24 3376

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办公室数据类型和持续收集数据的重要性


房地产和设施专家跟踪的指标通常与财务绩效和运营有关。过去,除了财务绩效和入站服务或修复请求之外收集的数据非常少,无法优化运营或了解办公空间的利用率。由于许多办公空间被永久分配给特定员工并且被假定为固定资产,所以对数据的要求不高。例如,办公空间会根据每天员工全部到岗的假设按计划进行打扫。数据分析则能够让打扫根据实际使用情况来进行。此外,大大影响企业成本的强弱电和关键系统维修会按计划而不是根据实际情况进行。

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过去,大楼内收集的关键数据类型包括:


财务绩效:占用率、密度、每平方米租金、与同类相比较得出的预估房产价值,帮助大楼投资方来决定是否需要翻新或出售某些办公室。


运营指标:设施运营成本、工作订单数量和解决问题的时间以及其他维修和维护数据,这些数据被用于规划资金项目并持续了解该空间的表现。在某些城市,每年都必须披露的能源使用数据也是一个常见的运营指标。


用户满意度:租户愿意支付的租金和租赁期限是两个基于财务的指标,可用于了解用户满意度。此外,物业经理也会通过正式或非正式用户的调研来寻找数据支持。

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如今,我们已经能够从办公室中收集更多关于空间表现的详细和持续的数据,从而更好的运营设施。采用调研方式来收集员工满意度评级数据有很多不利点:收集和分析这些数据非常耗时;调研工作很少连贯进行并且次数很少。调研数据可能比较主观,不如观察数据精确。毕竟感观与现实之间存在差距:员工对调研的回答可能与研究中观察到的不一致。


即便是由训练过的专业人士收集的一次性数据还会产生其他问题,世邦魏理仕称之为 “ 风险区域 ” :


错误观察:数据收集者必须了解暂时空闲空间(员工去用午餐时)和无人使用的空间(没有员工被分配到该空间)的区别。


错误诠释:在考虑共享比例时,不可能共享所有 “ 暂时空闲 ” 的时间,否则会需要办公设施的大规模移动。例如,如果很多办公室每天空闲2小时,这个时间段内是否有其他员工需要空间?他们是否能够根据可用的办公设施高效使用所有这些开放空间?


峰值和平均值:空间利用率在平均值的时候如果能够正常工作,也不能忘记考虑峰值(例如月末或季末)时候的员工数量。空间分配必须有缓冲区,保证办公室使用峰值时不会过于拥挤。

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调研和短期研究都有明显缺陷,将来会出现更多问题。但是房地产专家可以使用两种新的数据流来管理设施并解决这些问题。随着传感器数据收集的流行,他们已经能够避免世邦魏理仕提到的风险。


地点数据。现代室内传感器可以跟踪用户数量以及是否使用了指定的座位。这些数据可以在一天中持续收集,帮助了解一天中每个空间的使用情况。在宏观层面,可以分析使用频率数据以寻找不同类型员工如何共享各个空间的答案。


办公室元数据。除了特定空间和座位的实时数据外,了解每个空间的特征和配套也很重要。包括空间位置和是否配备了桌子、电话、外接显示器等设备细节的说明。


环境数据。员工健康和室内环境质量问题日益突出,办公室传感器可以跟踪温度、室内空气污染物和照明。WELL建筑标准能够证明建筑是否支持室内身心健康。此外,这些传感器数据也可用于跟踪舒适度,例如可能对生产力产生负面影响的过热/过冷的办公室。


当这两组数据组合在一起时,我们就可以更深入的了解当前的空间利用率。例如,汇总数据可用于了解办公场所趋势:早晨更受欢迎的是固定工位还是共享办公桌或沙发。对个人而言,特定用户可以更快的找到满足其偏好的可用空间。

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持续或 “ 按需 ” 收集的数据提供了有关峰值使用和高峰期间某些空位的更多详细信息。对于个人来说,我们能够辨别停留时间并汇总这些记录来计算平日和高峰时段同时工作的用户平均数。我们可以汇总所有这些被动采集的数据,以此推算出最受欢迎和最不受欢迎的办公地点。这一切都可以通过一种不突兀和匿名的方式采集。与元数据结合后,正在进行中的工作类型就变得更加清晰。由于特定房间或空间类型(如协作区域)可以被识别为供不应求,我们就可以凭此改进空间分配。


FM Link指出,计划使用、空间设计方式、实际使用、每天实际使用方式之间存在着巨大差异。他们所撰写的一篇文章中提到:“ 捕捉实际空间利用率一直是房地产管理的难题,因为回答计划使用率很简单,回答实际使用率则很具挑战性。除非确切的知道空间到底被如何使用,否则人们无法知道如何调整空间以让其被更有效的利用。” 租户和业主通常会获得空间计划使用情况的好消息,但实际使用情况通常差别很大。当然,实际使用更为重要,并且只有在空间被使用时才能通过真实持续的测量来跟踪。

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举例来说,建筑公司通常会推荐在任何设计变更或施工开始前对办公空间的使用情况进行研究。过去,这些研究由于观察者需要每小时在楼面之间走动而持续几周,如今传感器可以连续收集相同的数据,让建筑公司获得空间实际使用情况的优化数据,以此建议大楼内的用户。建筑公司也将毫不费力的获得大量数据,不再需要将时间花费在数据收集上。


除了例如基础设施维护等运营方面的考虑,办公空间的灵活性在未来将变得越来越重要。仲量联行在2017年全球商业地产趋势报告中指出:在同事的工作区、会议室或非正式协作空间等固定工作位之外的工作时间占到了34%。增加工位密度于是有了可能,以释放出更多空间用于协作办公设置。

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我们需要位置、时间、时长和峰值数据来决定如何改进办公空间。同样,仲量联行预测,30%的灵活空间会提高空间使用率,并且需要跟踪这些办公室实际使用情况的高精度持续数据支持。


共享办公空间的增加也将降低每个员工的空间成本,以及每个员工所拥有的平方米空间。全球企业不动产协会(一家提供行业数据的房地产协会)在报道中指出,从2010年到2013年,每个员工的空间从21平方米下降到14平方米。2015年世邦魏理仕的报告提到,美国40%的办公空间没有被使用。办公空间内持续采集的位置和使用数据对于了解如何改进办公空间、最佳适应用户、当空间布局更为灵活时表现如何至关重要。没有数据就进行更改会有风险:世邦魏理仕指出,办公空间的持续减少将对员工效率、绩效和留住人才产生负面影响。与此同时,持续收集的办公空间使用数据能够形成世邦魏理仕称之为 “ 动态密度 ” 的良性情况,允许员工灵活选择不同地点工作,而非将固定工作位作为一个主要工作地点。为了减低房地产成本,一些供应商目前帮助公司短期出租部分活动和会议空间。想要达到这些目标,采集办公室使用情况的数据必不可少。

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此外,办公空间不再仅仅是一个工作场所,而是创新的推动者。仲量联行发现,42%的调研公司希望与企业家合作以增加颠覆性创新,63%的调研公司使用共享办公空间来增加协作。他们建议物业经理和房地产专家通过以人为本的方法 “ 将 ‘ 用户体验 ’ 放在办公场所战略的最前沿。” 房地产也日益被视为留住人才的工具。一些在一个地区拥有多个办公室的企业允许员工根据需要完成的工作类型和与同事合作的愿望来选择一个特定的办公室。在某些案例中,企业正在取消在家办公的政策,鼓励与同事合作并提高生产力。提供实时可视的办公室占用情况——办公室的密集程度、谁在办公室里、同事在哪里,是为员工提供这种灵活性的重点。

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